Blog

rafal-zielinski

Wysyłanie plików poprzez Rainbow do osoby nieposiadającej konta na platformie

Jakiś czas temu zamieściłem post ukazujący korzyści z przesyłania plików pomiędzy użytkownikami Rainbow. Ale co w przypadku, gdy potrzebujemy wysłać plik do osoby, która nie posiada konta na platformie?

Wbrew pozorom (pierwszej myśli), wcale nie musimy nikogo zmuszać aby założył sobie konto. Nawet jeśli miały by to być konto Rainbow Essential czyli bez jakichkolwiek opłat. Aby udostępnić plik osobom nieposiadającym konta, możemy skorzystać z ogromnych możliwości platformy, jednakże musimy posłużyć się sztuczką i wykorzystać funkcjonalność użytkownika typu gość.

Zanim przejdę do zaprezentowania krok po kroku co trzeba zrobić, chciałbym wyjaśnić dwa pojęcia: konto gościa oraz grono.

Konto użytkownika typu gość jest kontem o profilu Essential z 30 dniowym okresem ważności. Użytkownik może w tym czasie w każdej chwili ponownie się zalogować klikając na link w zaproszeniu email lub przejść proces rejestracji konta dla danego adresu email.

Grono to multimedialna przestrzeń robocza (z komunikacją audio i wideo, udostępnianiem ekranu, czatem i udostępnianiem plików) zaprojektowana w celu spełnienia potrzeb współpracy w czasie rzeczywistym między zespołami w firmach oraz w zespołach rozproszonych, którzy pracują nad tym samym projektem. Ale nie tylko. Grona pozwalają również na zbudowanie przestrzeni roboczej, zasobu, do szybkiego współdzielenia materiałów pomiędzy użytkownikami.

Spójrzmy w takim razie co należy zrobić aby udostępnić dokument.

Wpierw należy utworzyć grono, podczas tworzenia nadaj mu nazwę oraz opcjonalnie temat. Możesz przypisać zdjęcie profilowe, aby łatwiej było je zidentyfikować, na przykład dodając logo partnera biznesowego. Następnie dodaj osoby, które mają mieć dostęp do udostępnionych materiałów. Wprowadzamy adresy email osób które mają otrzymać zaproszenie do grona i dostęp do plików w nim zamieszczonych. Mogą to być również użytkownicy platformy Rainbow.

Utworzone grono powinniśmy traktować jak przestrzeń roboczą dla komunikacji zunifikowanej, w ramach której możemy przesyłać wiadomości tekstowe, przesyłać obrazki, rozpocząć konferencję audio, audio/video, udostępnić swój ekran lub tylko aplikację, łącznie z przekazaniem kontroli nad swoją stacją roboczą.

Teraz do utworzonego grona możemy wysłać dowolny plik. Może to być plik z naszego komputera, możemy podłączyć plik bezpośrednio z naszego zasobu na platformie Rainbow.

Osoby posiadające konto Rainbow otrzymają powiadomienie w aplikacji o oczekującym zaproszeniu,  po którego zaakceptowaniu dołączą do grona oraz będą mieli dostęp do wszystkich jego zasobów.

Jeśli zaproszona osoba nie ma konta Rainbow, czyli dany adres email nie jest jeszcze powiązany z żadnym kontem Rainbow, platforma wyśle spersonalizowaną zaproszenie w wiadomości email z linkiem URL prowadzącym do grona.

Po kliknięciu „Dołącz” otworzy się strona WWW oferująca możliwość dołączenia do spotkania.

W następnym kroku należy podać minimalne dane, które będą prezentowane pozostałym uczestnikom spotkania, czyli imię i nazwisko.

Użytkownik po dołączeniu do grona widzi całą jego historię, czyli między innymi wszystkie dotychczasowe wiadomości oraz udostępnione pliki w ramach konwersacji. A w szczególności udostępniony dla niego dokument.

Jako że użytkownik gość traktowany jest jak każdy inny użytkownik, może on w pełni korzystać z możliwości platformy w ramach funkcjonalności dostępnych dla profilu Essential. Może przejrzeć wszystkie pliki jakie zostały do niego wysłane oraz podejrzeć podstawowe właściwości plików w swoim repozytorium.

Wprawne oko od razu dojrzy przycisk „Prześlij pliki”. Użytkownik gość może również przesłać plik do innych, gdyż użytkownicy-goście mają poziom planu usług Essential, właściwie ze wszystkimi funkcjonalnościami dla tego profilu. Czyli mają do dyspozycji 1GB przestrzeni na przesyłanie plików. Może również uczestniczyć w wielu gronach jednocześnie, o ile do każdego grona zostanie zaproszony indywidualnie. Jednakże użytkownik-gość nie może być zapraszany przez innych użytkowników do swojej sieci, ale może zainicjować proces dodania innych użytkowników platformy do kontaktów.

Innym ograniczeniem dla konta typu gość to sposób logowania. Zarejestrowany użytkownik może się zalogować wprowadzając swój login i hasło. Natomiast użytkownik gość może dostać się do platformy korzystając tylko z linku jaki otrzymał w wiadomości email.

Konta gości mają 30-dniowy okres ważności, a na dwa dni przed końcem tego okresu wysyłane jest automatyczne przypomnienie. O ile użytkownik-gość wcześniej nie dokona pełnej rejestracji dla swojego adresu email, po 30 dniach dane gości są usuwane z gron i baz danych Rainbow. Jeśli użytkownik chciałby przekształcić konto gościa do standardowego konta, wystarczy że przejdzie przez proces rejestracji dla nowego użytkownika platformy podając adres email, na który otrzymał wcześniej zaproszenia. Proces rejestracji jest dwuetapowy. W pierwszej kolejności należy podać swój adres na który zostanie wysłana wiadomość z kodem weryfikacyjnym poprawność adresu email.

W drugim kroku należy wprowadzić otrzymany kod oraz ustawić hasło.

[uwaga: przedstawiony kod jest kodem jednorazowym, przypisanym do danego adresu email oraz jest ważny tylko przez okres 1 godziny]

Skontaktuj się z nami poprzez formularz, aby dowiedzieć się więcej.

Przeczytaj również

rafal-zielinski

Wysyłanie plików poprzez Rainbow do osoby nieposiadającej konta na platformie

Czytaj dalej
rafal-zielinski

Zapotrzebowanie pasma a tryb wyświetlania konferencji

Czytaj dalej
img-szymon-nowakowski
szymon-nowakowski

Roaming – tu masz problem

Czytaj dalej